RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 23 FÉVRIER 2022
Étaient présents : Merzouk Sider, Bernadette Beauchamp-Sider, Laurence Dioré, Jean-Pierre Roussel, Maud Ledinot-Traclet, Catherine Pelletier-Lagarde. Invités : Denise et Paul Barrière.
A l’ordre du jour :
- Organisation de la Fête des Plantes
- Préparation de la réunion avec les bénévoles
- Décision sur les panneaux d’information historique
- Assemblée générale intermédiaire du 19 mars
INFORMATIONS
Mme French, vice-présidente à la culture de la CCCS, a donné l’autorisation à l’association d’utiliser la salle basse le jour de la Fête des plantes. Trois exposants ( Aromatiques tropicales, Des livres et vous, et Kokopelli) pourront s’installer sur le haut de la salle, de part et d’autre d’une allée menant au musée lapidaire.
Bernadette récupérera les clés pour voir dans quel état est la salle.
Merzouk a joint la préfecture qui indique que les conditions sanitaires devraient évoluer positivement et que nous pouvons envisager une organisation de la FDP normale.
FÊTE DES PLANTES
Les inscriptions sont closes. Aux 58 exposants, pépiniéristes et artisans,devrait s’ajouter Julie de la Roulotte givrée qui fait des sorbets.
Le plan des emplacements en raison des dernières informations( besoin d’électricité) doit de nouveau être modifié. Catherine et Maud s’en occupent.
Il n’y aura pas de circuit à sens unique sur la fête des plantes.
En vue de la réunion avec les bénévoles le 5 mars, les différents postes à tenir ont été définis avec leurs responsables :
PARKINGS ET SIGNALÉTIQUE : RESP. MERZOUK ET JEAN-PIERRE
Les parkings ouvriront dès 8 h et fonctionneront avec les bénévoles jusqu’à 16 h30. Ensuite les placements seront libres.
Les bénévoles effectueront des plages de 2 h – 2h30. 24 bénévoles sont nécessaires. Il va falloir recruter.
Des glacières avec boissons, sandwiches, fruits leur seront procurés. Prévoir chaises.
Prévoir nettoyage des parkings chez George, Soulié et Lagarde.
Prévoir tableau d’organisation des parkings avec noms et téléphone des bénévoles et téléphone des responsables. La communication entre les parkings pourrait se faire par portable ou talkies-walkies.
Les exposants stationneront leur véhicule soit chez Simone Péria, soit sur le parking CCCS ou parking route de Léobard.
CONSIGNE DES PLANTES : RESP. CATHERINE
Elle fonctionnera avec 3 bénévoles le matin et 2 l’après-midi.
La consigne se tiendra derrière le cimetière. 50 bacs seront prêtés à l’association pour stocker les plantes que les visiteurs pourront déposer et reprendre avec leur voiture en repartant.
La consigne s’occupera également d’un groupe de brouetteurs sur le haut de la FDP. Il n’y aura pas d’argent en circulation au sein des brouetteurs. Les pourboires seront déposés à la consigne ou à l’accueil pour le 2e groupe. En fin de journée, une partie de la recette sera partagée entre tous les brouetteurs.
Les parents devront signer une autorisation pour les brouetteurs.
Huit brouettes seront nécessaires et plus ou moins 16 ados ( 11ans et plus).
Préparer gilets des brouetteurs et tombola.
ACCUEUIL TOMBOLA : RESP. LAURENCE
3 bénévoles le matin et 2 l’après-midi
L’accueil sert le petit déjeuner aux exposants en l’échange de leurs plantes pour la tombola
(préparer liste exposants).
S’occupe des enfants de la tombola et gère l’argent.
Vente de sacs à l’accueil.
JEUX DE PISTE ET BROUETTEURS (2e groupe) RESP MAUD.
Maud travaille avec les bénévoles de l’accueil. Elle distribue les jeux de piste et les contrôle, et distribue les lots aux enfants.
Gère les brouetteurs.
BUVETTE : RESP. BERNADETTE
Voir nombre de bénévoles nécessaires. Prévoir équipe pour préparation des sandwiches.
Prévoir repas bénévoles et qui va chercher le pain.
RAPPEL A TOUS
MERZOUK
- appelle le scieur pour commander les piquets de stands , les piquets parkings, et les étagères du local.
- Appelle la Croix Rouge pour le poste de secours.
- Réserve les poubelles auprès du Syded.
- Ajoute sur le dépliant exposants le jeu de piste des enfants et voit maquette avec Maud.
MAUD
- prépare la maquette du jeu de piste pour les enfants avec Merzouk et organise la distribution et le contrôle.
– Voit pour les gilets des ados brouetteurs
MAUD ET CATHERINE
- revoient les emplacements des exposants, notamment stand de l’accueil et tombola, C&C, Julie.
- prennent contact avec les boulangers (Salviac, La Fontade, etc) pour faire jouer la concurrence sur la commande des baguettes et des croissants.
- Voient pour les lots du jeu de piste.
CATHERINE
- contacte la bière Ratz pour réserver tireuse et fûts de bière et voir livraison à l’Abbaye.
- Voit avec le maire pour les tables supplémentaires.
- Trouve des brouettes.
JEAN-PIERRE
- – prépare fiche inscriptions des bénévoles ados et fiche autorisation parentale.
- – verra avec Merzouk pour la signalétique.
- – animera avec Merzouk l’équipe des parkings.
LAURENCE
- Appelle C&C pour connaître la puissance électrique de son stand.
- préparera ticket tombola et boîtes tombola et brouetteurs.
- ira chercher les croissants pour petit dej exposants.
BERNADETTE
- appelle Julie pour savoir si elle veut participer et connaître la puissance électrique de son stand. C’est OK depuis.
- Envoie un mail au maire pour lui annoncer officiellement l’organisation de la FDP.
- Voit pour aller chercher les bacs des plantes de la consigne le samedi soir.
- Prépare tableau pour compter les exposants au petit dej.
- Prévoit flyer pour appel aux gâteaux et distribution dans les boîtes.
- Prend contact avec Julien CCCS.
RÉUNION AVEC LES BÉNÉVOLES
Elle a lieu le samedi 5 mars à 15 h, au local. But : compter et répartir les bénévoles sur les différents postes. Chacun prépare un gâteau (sucré ou salé) pour fin réunion. Acheter du cidre et qq jus de fruits pour les enfants.
PANNEAUX D’INFORMATIONS HISTORIQUES
Merzouk a présenté la maquette des panneaux, très originale. C’est un projet phare qui demande le soutien de la CCCS. Nous pourrions également voir avec le Crédit Agricole qui aide les assos mais aussi les autres collectivités.
Merzouk va soumettre le projet au ferronnier et demander un devis.
Paul et Denise participeront à son élaboration avec nous tous.
Ce serait formidable s’il pouvait être réalisé pour les Journées du patrimoine.
Le projet est voté à l’unanimité.
AG DU 19 MARS
Il s’agit d’une assemblée générale intermédiaire pour approuver le compte de résultat 2021et le budget 2022. Bernadette envoie la convocation aux adhérents avec tous les éléments et Merzouk voit comment faire voter directement et électroniquement les adhérents.
Si le quorum n’est pas atteint suivra une assemblée générale extraordinaire.
L’AG aura lieu le 19 mars à 15h, à l’église.
Prochaine réunion du CA lundi 21 mars, à 20h, au local.