CR du CA du 19 octobre

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      merzouk
      Maître des clés

      ÉTAIENT PRÉSENTS :
      Bernadette, Catherine Pelletier, Merzouk Sider, Laurence Dioré, Maud Valid, Jean-Pierre Roussel

      Ordre du jour :
      Révision du règlement général de la fête des plantes , de la lettre et de la fiche d’inscription adressée
      aux exposants.
      Prévision d’un calendrier des réunions ponctuant les différentes étapes de préparation de la fête des
      plantes (réunions de validation, CA à venir).
      Mise en place des commissions spécialisées inhérentes à l’organisation.
      Définition de l’ordre du jour du prochain CA

      Révision du règlement général de la fête des plantes

      Après une lecture éloquente du règlement général de l’année passée par Maud, le règlement est
      modifié pour notre prochaine fête des plantes comme suit :
      Pas de gardiennage cette année : chaque exposant assure la surveillance de son installation et de ses
      stocks de jour comme de nuit.
      Les emplacements sont définis par les membres du CA (commission « exposants »), fonction des
      nécessités des objets exposés.
      Chaque participant apportera le matériel nécessaire à son exposition (parasols, barnum, tables,
      chaises…).
      A la fin de la manifestation, chaque exposant doit laisser son emplacement comme il l’a trouvé,
      (propre et sans dégradation )
      Le règlement général sera accepté et validé lors du remplissage de la fiche d’inscription. Une entrave
      au règlement entraînera une éviction à notre animation les années suivantes.

      Révision de la fiche d’inscription destinée aux exposants

      En plus de la raison sociale, des précisions sont demandées : numéro de SIRET ou SIREN.
      La compagnie d’Assurance ainsi que le numéro de contrat de responsabilité civile couvrant le
      professionnel ou l’association devront être également mentionnés.
      Les besoins électrique et les besoins particuliers ne sont plus précisés, chaque exposant devant
      assurer lui-même ses propres besoins ( seul le secteur restauration bénéficiera de dispositifs
      particuliers).
      Sur le bulletin d’inscription, le mode de règlement devra être précisé.
      Une case à cocher clôturera la fiche d’inscription « J’ai pris connaissance et J’ACCEPTE le nouveau
      règlement de la fête des plantes » avec la signature de l’exposant et la date d’acceptation du contrat.

      Modification de la proposition de lettre adressée aux exposants
      pour les informer de notre manifestation à venir

      La lettre précise les orientations prises par le nouveau conseil d’administration : nous souhaitons
      élargir notre manifestation vers de nouveaux horizons : ouvrir l’exposition à de nouvelles collections
      et à de nouveaux exposants qui jusque-là étaient occultés. Nous privilégierons le caractère
      pédagogique des étalages( leur singularité ), la proximité des professionnels de notre lieu
      d’exposition, ainsi que les entreprises naissantes, dès lors que leur choix des produits exposés est
      suffisamment conséquent. Pour renforcer le caractère éducatif de notre manifestation, nous les
      informons qu’il seront conviés à une animation destinée aux plus jeunes sous forme de jeu de piste
      qui prendra forme directement à partir des informations formulées sur leur stands. Ils seront
      informés plus en détail du projet ultérieurement.
      Nous les informons également des options d’inscription et de paiement options proposé :
      Inscription numérique via le site ou par courrier (après impression du bulletin d’inscription ),
      paiement via le site « HELLO ASSO »(préférable pour nous) dont le lien direct sera mentionné sur
      notre site à nous.
      Après avoir rempli, signé, date la fiche d’inscription (avec acceptation de règlement général), une
      validation de l’inscription sera faite par la commission de validation de l’association composée de
      membres du CA. Cette commission se réunira le vendredi 19 novembre dans un premier temps, puis
      tous les quinze jours . La date butoir de l’appel d’offre est fixée le 31 décembre 2021.

      Établissement des commissions

      Huit commissions ont été établies, dont trois ne présenteront pour membres que des représentants
      au CA ( commission « bénévoles », commission « communication » et commission « exposants »). Il
      s’agit de :
      _ la commission « parking »
      _ la commission « matériel » : vérification du matériel (barnums, signalisation…)
      _ la commission « buvette / restauration »
      _ la commission « consigne(brouettes) / tombola »
      _ la commission « jeu éducatif »
      _ la commission « communication »
      _ la commission « bénévoles »
      _ la commission « exposants »
      Chaque commission devra être conduite par au moins un membre du CA qui en assurera la
      responsabilité. Les badges des membres du CA seront différenciés de ceux des bénévoles.
      Merzouk Sider se charge de lancer un appel à candidatures pour les bénévoles désirant intégrer les
      commissions qui leur sont ouvertes via le site de l’association et de notre répertoire d’adresses mail.
      Pour ce qui est des exposants, l’appel d’offre sera publié via notre site. L’utilisation de médias
      extérieurs (le bon coin, journaux spécialisés …) ou de la presse locale n’est pas exclue.
      Nous remettons la discussion sur le projet de sets de table à une réunion ultérieure. La photo
      d’illustration sera certainement celle d’une plante ou d’une fleur pour favoriser une présentation
      moins chargée.
      Pour ce qui est des flyers publicitaires, les coordonnées des exposants seront simplifiés : seule
      apparaîtra la raison sociale, le nom, l’activité (ou la spécialité ). Le site pourra éventuellement publier
      des informations complémentaires.
      Pour la tombola, comme les années précédentes, le don d’une plante sera demandé à chaque
      exposant. Les enfants chargés de ramener la cagnotte et ceux en charge des brouettes seront
      récompensés par un livre ou une plante. Ils n’auront pas la possibilité d’emporter chez eux de
      l’argent acquis sur la fête. Dès qu’ils auront vendu un carnet de tickets de tombola, ils devront se
      rendre à la « consigne », faire le compte de leur caisse sous le contrôle de l’adulte référent, puis
      reprendre un nouveau carnet. Le temps d’activité bénévole ne devrait pas excéder 2h d’affilée. (Une
      fiche d’autorisation des parents et un contrat a faire signer par l’enfant(avec un périmètre de
      déambulation délimité) avait été évoqué lors d’une réunion précédente ).
      Il est rappelé que le forum est à privilégier pour la communication entre membres du CA. Il présente
      l’avantage de la traçabilité et de l’historique des discussions.
      Le prochain CA aura lieu le jeudi 4 novembre à 17h
      L’ordre comportera :

      _ le point sur les différentes commissions : les membres du CA devront déterminer d’ici là leur choix
      _ l’encadrement et le recrutement des bénévoles majeurs et mineurs
      Le lundi 22 novembre, la commission de validation des exposants se réunira pour établir plus
      précisément les critères de sélection, le calendrier des réunions dédiés à cette sélection, ainsi que le
      traitement des premières candidatures.

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